Agent ou agente de soutien administratif, classe 1 (remplacement à temps complet)
Agent ou agente de soutien administratif, classe I
Services aux étudiants
Remplacement à temps complet
Nature du travail
Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.
Quelques attributions caractéristiques
- Accueillir les personnes, donner les informations nécessaires et les orienter à l’intérieur du collège;
- Recevoir et acheminer les appels téléphoniques des services aux étudiants et ceux du Collège et assurer la réception;
- Remplir des réquisitions et divers documents administratifs;
- Dépouiller et acheminer la correspondance;
- Assister les différents acteurs dans la planification des rencontres;
- Prendre les rendez-vous pour les membres du personnel professionnels du service;
- Organiser les réunions, convoquer les personnes participantes et préparer les dossiers nécessaires;
- Donner l’information sur les programmes et activités du service;
- Autoriser les permis d’affichage, distribuer les casiers, mettre à jour la liste des chambres et logements;
- Recevoir les paiements des étudiants (inscription, parascolaire, voyage);
- Classer les documents dans les dossiers et s’assurer du respect des règles des archives documentaires;
- Compléter les attestations scolaires;
- Collaborer aux activités du service (l’épreuve uniforme, programme de bourses, test de classement en anglais, etc.);
- Recevoir les demandes de révision de notes des étudiants;
- Mettre à jour les dossiers des étudiants;
- Facturer différents frais aux étudiants;
- Initier au travail les nouvelles personnes;
- Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.
Caractéristiques particulières reliées à l’emploi
- Maîtrise des logiciels Office 360 (Word, Excel, PowerPoint), Teams, Outlook, etc.;
- Capacité à travailler avec des délais serrés et de façon autonome dans le respect des règles de fonctionnement établies;
- Démontrer une capacité réelle à développer des liens productifs et harmonieux permettant de travailler en équipe avec son entourage professionnel;
- La réussite d’une épreuve de français sera requise.
Qualifications requises
Diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir une (1) année d’expérience pertinente.
Durée : Pour une durée indéterminée ou jusqu’au retour de la titulaire
Horaire de travail : 35 heures par semaine du lundi au vendredi : de 8h à 12h et de 13h à 16h
Traitement : Entre 24,36 $ et 27,24 $ l’heure.
Service : Services aux étudiants
Supérieur immédiat : Julie Simard, coordonnatrice à l’organisation scolaire, aux cheminements
et aux services psychosociaux
Titulaire : Bianca Plourde
Nous remercions de leur intérêt toutes les personnes qui soumettront leur candidature
avant 16h le 27 septembre 2024.
Il est à noter que la réception des candidatures sera confirmée, mais seulement les personnes retenues en entrevue seront contactées.