Agent ou agente de soutien administratif, classe I – Services aux étudiants – Remplacement à temps complet (plus de 15 semaines)

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.

• Accueillir les personnes, donner les informations relevant de sa compétence et les orienter à l’intérieur du collège;
• Remplir des formules, des réquisitions, divers documents administratifs et tenir à jour un système de documentation et de fichiers;
• Recevoir et acheminer les appels téléphoniques du service et assurer la réception;
• Rechercher et fournir des renseignements relatifs à son secteur d’activités;
• Transcrire des textes et reproduire différents tableaux et graphiques;
• Dépouiller et acheminer la correspondance;
• Tenir à jour des banques de données, l’inventaire des documents requis par les personnes utilisatrices, certains dossiers des personnes qu’elle assiste ainsi que leur agenda;
• Prendre les rendez-vous pour les membres du personnel professionnels du service;
• Organiser les réunions, convoquer les personnes participantes et préparer les dossiers nécessaires;
• Donner l’information sur les programmes et activités du service;
• Autoriser les permis d’affichage, distribuer les casiers, mettre à jour la liste des chambres et logements;
• Recruter des étudiants pour les différentes activités du service;
• Recevoir les paiements des étudiants (inscription, parascolaire, voyage);
• Prendre les photos et imprimer les cartes étudiantes;
• Classer les documents dans les dossiers et s’assurer du respect des règles des archives documentaires;
• Compléter les attestations scolaires et les documents pour les cours complémentaires;
• Collaborer aux activités du service (l’épreuve uniforme, l’opération signature, programme de bourses, test de classement anglais, etc.);
• Recevoir les demandes de correction de notes des étudiants;
• Mettre à jour les dossiers des étudiants;
• Facturer différents frais aux étudiants;
• Répondre aux demandes des enseignants et des étudiants;
• Effectuer le secrétariat des différents professionnels du service;
• Effectuer les tâches en lien avec les services adaptés;
• Initier au travail les nouvelles personnes;
• Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

• Diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente un an d’expérience.

• Maîtrise de la langue française parlée et écrite;
• Maîtrise des logiciels Office 360 (Word, Excel, PowerPoint), Teams, Outlook, etc.;
• Capacité à travailler sous pression et de façon autonome dans le respect des règles de fonctionnement établies;
• Démontrer une capacité réelle à développer des liens productifs et harmonieux permettant de travailler en équipe avec son entourage professionnel;
• La réussite d’une épreuve de français sera requise.

• Être en mesure de gérer plusieurs dossiers simultanément;
• Démontrer une bonne capacité à développer des liens productifs et harmonieux avec son entourage professionnel;
• Être en mesure de planifier, d’organiser son travail et d’effectuer un suivi rigoureux et méthodique des tâches qui sont sous sa responsabilité;
• La personne doit être soucieuse d’offrir un excellent service et un accueil courtois aux membres du personnel et aux élèves;
• Faire preuve de grande discrétion.

Durée :                                   Dès que possible pour une durée indéterminée.
Horaire de travail :               35 heures par semaine – Lundi au vendredi – 8 h à 12 h et de 13 h à 16 h
Traitement :                          Entre 22,36 $ et 25,00 $ l’heure
Service :                                Services aux étudiants
Supérieur immédiat :          Julie Simard, coordonnatrice à l’organisation scolaire, aux cheminements et aux services psychosociaux
Titulaire :                               Bianca Plourde