Agent ou agente de soutien administratif, classe I aux Services aux étudiants

Remplacement à temps complet (plus de 15 semaines)

Nature du travail

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.

Qualifications requises

Diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente un an d’expérience

Quelques attributions caractéristiques

• Accueillir les personnes, donner les informations relevant de sa compétence et les orienter à l’intérieur du collège.
• Assurer la réception du service.
• Compléter des formulaires, divers documents administratifs et tenir à jour un système de documentation.
• Recevoir et acheminer les appels téléphoniques du service.
• Soutenir l’équipe selon les besoins.
• Transcrire des textes et reproduire différents tableaux et graphiques.
• Dépouiller et acheminer la correspondance du service.
• Tenir à jour des banques de données, l’inventaire des documents du centre de documentation.
• Produire des documents pour les membres du service.
• Prendre les rendez-vous pour les professionnels et l’aide financière.
• Autoriser les permis d’affichage et distribuer les casiers.
• Publier sur le site du collège la liste des chambres et logements disponibles et en assurer la mise à jour.
• Facturer et recevoir les paiements des étudiants (inscription, parascolaire, voyage).
• Classer les documents dans les dossiers et s’assurer du respect des règles des archives documentaires.
• Compléter les attestations scolaires.
• Collaborer aux activités du Service (l’épreuve uniforme, l’opération signature, test de classement anglais).
• Mettre à jour les dossiers des étudiants.
• Assurer la distribution des diplômes aux étudiants (lettres, photocopies, classement , remise).
• Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Caractéristiques particulières reliées à l’emploi

• Maîtrise de la langue française parlée et écrite.
• Maîtrise des logiciels de l’environnement Windows, du courrier électronique et de l’internet.
• Capacité à travailler sous pression et de façon autonome dans le respect des règles de fonctionnement établies.
• Faire preuve d’un souci constant du respect de la confidentialité.
• Démontrer une capacité à développer des liens favorisant le travail d’équipe.
• La réussite d’une épreuve de français sera requise.

Durée :                             Décembre 2021 pour une durée indéterminée ou jusqu’au retour de la titulaire

Horaire de travail :         35 heures par semaine du lundi au vendredi

Traitement :                    Entre 20,76 $ et 23,22 $ l’heure

Service :                          Services aux étudiants

Supérieur immédiat :     Marie-Pascale Tremblay, directrice adjointe des études aux services aux étudiants

Titulaire :                         Bianca Plourde