Agente ou agent de soutien administratif, classe I aux Services aux étudiants

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente et avoir une (1) année d’expérience pertinente.

• Assure un soutien administratif pour le recrutement international et le Service aux étudiants (convocation, ordre du jour, procès-verbaux, suivis).
• Prépare les dossiers d’admission des étudiants internationaux.
• Collabore avec des ressources internes et externes pour mener à bien les étapes de traitement des dossiers d’admission.
• Traite les demandes de report d’admission et de changement de programme.
• Participe à l’accueil administratif : authentifie les documents officiels au dossier de scolarité des nouveaux arrivants et identifie les suivis à faire auprès de la technicienne à l’organisation scolaire.
• Produit des rapports de suivi hebdomadaire des admissions en cours.
• Classe et archive périodiquement les dossiers d’admission.
• Rédige des attestations de scolarité.
• Collabore à la révision des documents de référence, tels le guide d’accueil des étudiants internationaux et autres documents pertinents.
• Assure le soutien dans le cadre du processus d’un d’appel et de renouvellement des bourses pour les étudiants internationaux.
• Met à jour l’information dans la base de données Access, Coba pédagogique ainsi que dans le dossier SRASL.
• Conçoit des modèles de lettre, sondages.
• Assure le soutien des dossiers de candidatures des étudiants éligibles au Programme d’exemption des droits de scolarité supplémentaires et au Programme de bourse d’excellence.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

• Maîtrise de la langue française parlée et écrite.
• Maîtrise des logiciels de l’environnement Windows.
• Connaissance du système informatisé COBA un atout.
• Capacité à travailler sous pression et de façon autonome dans le respect des règles de fonctionnement établies.
• La réussite d’une épreuve de français sera requise. (niveau avancé)

Date d’entrée en fonction :               Mai 2022
Traitement :                                        Entre 22,36 $ et 25,00 $ l’heure
Service :                                              Services aux étudiants
Horaire de travail :                             35 heures par semaine – lundi au vendredi – 8 h à 12 h et 13 h à 16 h
Supérieur immédiat :                        Marie-Pascale Tremblay, directrice adjointe des études aux services aux étudiants
Personne remplacée :                       Sylvie Germain