Offres d'emploi

Secrétaire administrative

Concours S-2023-2024-06
AFFICHAGE INTERNE
À la Direction des études
Remplacement à temps complet (plus de 15 semaines)

 

Nature du travail

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.

Quelques attributions caractéristiques
  • Composer des documents, concevoir et rédiger des notes de service ainsi que la correspondance courante; effectuer des recherches et préparer la synthèse des problèmes et des questions complexes; tenir à jour les échéanciers et en vérifier le respect.
  • Tenir à jour l’agenda des personnes avec qui elle collabore et organiser les activités liées à leurs rencontres internes ou externes; dresser le compte rendu des réunions auxquelles elle assiste et en assurer les suivis nécessaires tant avec les enseignants qu’avec les services administratifs. Communiquer les informations relevant de sa compétence.
  • Tenir à jour, compiler et faire le lien avec les services administratifs des données qui influencent les budgets du service et des comités relevant de la Direction des études. Produire sur demande des rapports selon les procédures établies.
  • Réaliser l’évaluation de l’enseignement et assister la direction adjointe des études dans le suivi.
  • Conseiller le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire.
  • Participer au développement du système de classement du Collège et être responsable de la gestion documentaire du service.
  • Utiliser les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.
  • Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.
Qualifications requises
  • Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée à l’emploi ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
  • Quatre (4) années d’expérience pertinente.
Exigence particulière
  • Maîtrise du français écrit et parlé niveau avancé.
  • Maîtrise d’Excel niveau avancé.
  • Bonne connaissance des technologies de l’information et de communication et des applications informatiques.
  • Bonne connaissance du code de procédure Morin.
  • Réussir l’épreuve de français.
  • Le niveau de français et de la connaissance Excel seront évalués.
Qualités recherchées
  • Être en mesure de gérer plusieurs dossiers simultanément.
  • Démontrer une bonne capacité à développer des liens productifs et harmonieux avec son entourage professionnel.
  • Être en mesure de planifier, d’organiser son travail et d’effectuer un suivi rigoureux et méthodique des tâches qui sont sous sa responsabilité.
  • Être soucieuse d’offrir un excellent service et un accueil courtois aux membres du personnel et aux élèves.
  • Faire preuve de grande discrétion.

Durée :                                   Dès que possible pour une durée indéterminée ou jusqu’au retour de la titulaire
Horaire de travail :               35 heures par semaine – Lundi au vendredi – 8 h à 16 h
Traitement :                          Entre 22,54 $ et 26,00 $ l’heure
Service :                                Direction des études
Supérieur immédiat :          Justin Carrier, directeur des études et de la vie étudiante
Titulaire :                               Nancy Gagnon

Vous pouvez déposer votre candidature jusqu'au 28 août 2023, avant 12 h

    Déposer ma candidature

    Le Collège d'Alma applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à présenter leur candidature.