La Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (ci-après la « Loi 25 »), actualise l’encadrement applicable à la protection des renseignements personnels, dont la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (ci-après la « Loi sur l’accès »).
Le Collège d’Alma est désormais tenu d’adopter et d’assurer l’application d’une politique de confidentialité lorsqu’il collecte des renseignements personnels sur son site Internet.
Ce document présente la Politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») mise en place par le Collège d’Alma, propriétaire et gestionnaire du présent site Internet (www.collegealma.ca et ses variantes), afin d’assurer la préservation de la confidentialité de vos renseignements personnels.
Celle-ci doit être lue de pair avec la Politique sur la sécurité de l’information du Collège d’Alma.
Le Collège d’Alma reconnaît l’importance de la confidentialité et la sensibilité de vos renseignements personnels et prend les mesures raisonnables et propres à assurer leur protection contre la perte accidentelle et l’accès, l’utilisation, la modification et la divulgation non autorisés de ceux-ci.
En transmettant vos informations d’inscription ou en utilisant toute fonction interactive disponible sur ce site, vous consentez à toutes les mesures prises par le Collège d’Alma à l’égard des informations ainsi transmises, telles que détaillées à la Politique sur la sécurité de l’information du Collège d’Alma et à la présente Politique de confidentialité.
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Vous avez le droit de retirer votre consentement à la collecte, à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.
Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, soit la Commission d’accès à l’information du Québec.
Le Collège d’Alma conservera les données pour une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Cette durée varie entre un an à trois ans.
Le Collège d’Alma recueille uniquement les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses attributions ou à la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion.
Les renseignements collectés par le Collège d’Alma sont, notamment :
- Nom et prénom;
- Adresse courriel;
- Adresse postale;
- Numéro de téléphone;
- Code permanent;
- Programme d’études;
- École de provenance;
- Emploi occupé;
- Statut familial;
- Relevé de notes.
Les renseignements personnels conservés par le Collège d’Alma sont recueillis seulement après que vous ayez été informée ou informé des fins de la collecte et que vous soumettiez volontairement ceux-ci, soit par l’entremise d’un formulaire, des témoins de connexion (cookies), du système de clavardage en nous transmettant un courriel, ou tout autre moyen.
Le Collège d’Alma utilise des renseignements personnels concernant sa clientèle étudiante, les membres de son personnel et d’autres tierces parties afin de s’acquitter de sa mission et de ses fonctions. Il ne fera pas usage des renseignements personnels à d’autres fins que celles précisées lors de la collecte, à moins que vous y consentiez expressément ou que la Loi sur l’accès l’exige.
Ces fonctions comprennent, notamment :
- La prise de rendez-vous physique ou virtuel;
- L’envoi postal de documents;
- L’échange de courriels;
- L’inscription à des différentes activités;
- L’application à différents programmes (bourses, aide financière, etc.);
Le Collège d’Alma peut divulguer certains renseignements personnels détenus pour se conformer à l’ordonnance d’un tribunal, à une loi ou à une procédure judiciaire, y compris pour répondre à toute demande gouvernementale ou réglementaire, conformément aux lois applicables, ou s’il croit que la divulgation est nécessaire ou appropriée pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité du Collège d’Alma ou d’autres personnes.
Le Collège d’Alma peut communiquer certains renseignements personnels qu’il détient à un membre du personnel du Collège qui a la qualité pour le recevoir et lorsque ce renseignement est nécessaire à l’exercice de ses fonctions.
Le Collège d’Alma peut transférer les renseignements personnels qu’il collecte à des fournisseurs de services et à d’autres tiers qui le soutiennent. Ces tiers sont contractuellement obligés de garder les renseignements personnels confidentiels, de les utiliser uniquement aux fins pour lesquelles le Collège d’Alma les divulgue et de traiter les renseignements personnels selon les normes énoncées dans la Politique et en respect des lois.
Le Collège d’Alma peut communiquer certains renseignements personnels à des fins d’études, de recherches ou de production de statistiques, sous réserve des conditions de vie privée et la transmission de l’entente à la Commission d’accès à l’information, trente (30) jours avant son entrée en vigueur.
Dans certaines situations, la personne responsable de la protection des renseignements personnels doit inscrire la communication dans son registre de communication des renseignements personnels.
Le Collège d’Alma peut communiquer à une tierce personne certains renseignements personnels qu’il détient s’il a obtenu le consentement valable de la personne concernée.
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À l’aide de fichiers témoins (cookies), le Collège d’Alma collecte des renseignements sur votre navigation. Il les utilise à des fins statistiques en vue d’améliorer votre expérience. Ces renseignements sont, notamment :
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Le Collège d’Alma a mis en place des mesures de sécurités physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques appropriées et raisonnables afin de protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol et contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés par la loi ou contraires à sa Politique sur la sécurité de l’information.
Le Collège d’Alma a pris des mesures pour faire en sorte que seuls les membres du personnel qui doivent absolument avoir accès à vos renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions soient autorisés à y accéder.
Les personnes qui travaillent pour le Collège d’Alma ou en son nom doivent, notamment :
- Fournir des efforts raisonnables pour minimiser le risque de divulgation non intentionnelle de renseignements personnels;
- Prendre des précautions particulières pour s’assurer que les renseignements personnels ne sont pas surveillés, entendus, consultés ou perdus lorsqu’elles travaillent dans des locaux autres que les bureaux du Collège d’Alma; et
- Prendre des mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels lorsqu’elles se déplacent d’un endroit à l’autre.
Les sous-traitants ayant accès aux renseignements personnels dont le Collège d’Alma a la garde ou le contrôle sont informés de la présente Politique et des autres politiques et processus applicables pour assurer la sécurité et la protection des renseignements personnels. Tous les sous-traitants doivent s’engager par écrit à accepter de se conformer aux politiques, aux processus et aux lois applicables.
Vous pouvez soumettre une demande d’accès pour connaître les renseignements personnels détenus par le Collège d’Alma. Vous pouvez également demander à faire rectifier ces renseignements.
Ces demandes peuvent se faire en communiquant avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse courriel suivante : dg@collegealma.ca.
Le site Internet du Collège d’Alma contient des liens vers des sites externes. Le Collège d’Alma n’est pas responsable du contenu de ces sites ni de leurs pratiques relatives à la vie privée, et vous invite à lire leur politique de confidentialité.
La personne responsable de la protection des renseignements personnels s’assure de la diffusion et de la mise à jour de la Politique sur le site Internet du Collège d’Alma
La personne responsable de la protection des renseignements personnels est responsable de l’application et de la révision de la présente Politique.
Pour poser une question relative à la Politique ou déposer une plainte, vous pouvez communiquer avec cette personne à l’adresse courriel suivante : dg@collegealma.ca.
La présente Politique entre en vigueur le 20 juin 2023. Sa plus récente révision date du 20 juin 2023.
